Après avoir ajouté des produits à une présentation, l'étape suivante consiste à configurer le projet. Les projets sont la plaque tournante centrale de tous les aspects d'un événement et contiennent toutes les informations associées, telles que le client, les présentations et les documents de commande, ainsi que le type d'événement, les dates importantes, le budget et le nombre de participants. Créer une présentation signifie que vous créez un composant du projet. Ils sont donc créés et configurés simultanément.
La première étape de la configuration d'un projet et d'une présentation consiste à cliquer sur l'option Créer une nouvelle présentation.
Lors de la création d'une nouvelle présentation, trois champs sont obligatoires :
Nom de la présentation
Tapez un nom de présentation. Ce nom servira également de nom pour le projet principal et pourra être mis à jour ultérieurement si nécessaire.
Nom de l'entreprise
Si cette présentation est destinée à une entreprise qui a déjà été ajoutée à votre CRM, commencez à saisir le nom de l'entreprise. Au fur et à mesure que vous tapez, les entreprises correspondant au texte saisi s'affichent et vous pouvez cliquer sur le nom d'une entreprise pour les sélectionner.
Le nom de l'entreprise n'est pas dans mon CRM
Si l'entreprise n'est pas répertoriée dans votre CRM, saisissez son nom, puis cliquez sur l'option Créer une nouvelle entreprise en bas des options disponibles. Lorsque vous choisissez de créer une nouvelle entreprise, un nouveau champ pour son site Web et un bouton Ajouter un contact deviennent disponibles. Utilisez la zone Site Web pour saisir l'adresse du site Web de l'entreprise et cliquez sur le bouton Rechercher une marque pour rechercher le logo, l'icône et la couleur principale de la marque de l'entreprise. Une fois que vous avez saisi les informations dans tous les champs obligatoires, le bouton +Ajouter un contact en bas devient disponible.
Un contact est la personne réelle de l'entreprise. Cliquez sur le bouton Ajouter un contact pour ouvrir une nouvelle fenêtre dans laquelle vous pouvez saisir le prénom et le nom du contact, ainsi que son e-mail, son rôle, son téléphone et son adresse. Le rôle du contact joue un rôle clé dans le processus de commande. Si ce contact est responsable de l'un des rôles répertoriés, cochez la case correspondant à l'option appropriée. Veuillez noter qu'un contact peut être responsable d'un, de deux ou des trois rôles. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Créer une présentation.
Type d'événement
Utilisez la liste déroulante pour sélectionner l'option correspondant à l'événement.
Après avoir saisi les informations dans les trois champs obligatoires, remplissez autant d'informations que possible dans les champs restants : date de l'événement, participants, date de prise en charge et budget. Il est important de garder à l'esprit que toutes les informations saisies sur cet écran peuvent être mises à jour ultérieurement.
Lorsque vous créez simultanément un nouveau client et une présentation, il est avantageux d'ajouter également un contact au cours de ce processus. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Ajouter un contact. Bien que seuls le prénom et le nom du contact soient requis, tout comme pour l'entreprise elle-même, plus il y a d'informations, mieux c'est, alors remplissez autant d'informations que possible.
Une fois que vous avez terminé de saisir les informations, cliquez sur le bouton Créer une présentation.
Une fois que vous avez terminé de configurer la nouvelle présentation, vous serez amené à l'onglet Présentations du projet. Vous pouvez ensuite choisir les paramètres de présentation.